மலேசியாவில் இ-இன்வாய்ஸ் (e-Invois) அமலாக்கம் அறிமுகப்படுத்தப்பட்டதில் இருந்து, அதிகமான வணிகங்கள் தங்களின் வணிக நடவடிக்கைகளில் டிஜிட்டல் மயமாக்கல் செயல்முறைக்கு மாறி வருகின்றன. இந்த டிஜிட்டல் உருமாற்றமானது இன்வாய்ஸ் மேலாண்மை செயல்முறையை விரைவுபடுத்துவது மட்டுமின்றி, பரிவர்த்தனைப் பதிவுகளின் துல்லியம், வணிகச் செயல்பாட்டுத் திறன் ஆகியவற்றை மேம்படுத்துவதோடு, காகித வடிவிலான ஆவணங்களைச் சார்ந்திருக்கும் நிலையையும் குறைக்கிறது. 
தொழில்நுட்பத்தைப் பயன்படுத்துவதற்கான முயற்சிகளுடன் இணைந்து, தகவல்களின் துல்லியமும் முதன்மை முன்னுரிமையாக விளங்குகிறது. இந்தத் தொழில்நுட்ப யுகத்தை நோக்கிய ஆரம்பக்கட்ட மாற்றத்தின் போது, இ-இன்வாய்ஸ் வழங்கும் போது வணிகர்களிடையே சில பிழைகளும் குழப்பங்களும் இன்னும் அடிக்கடி நிகழ்ந்து வருகின்றன. இந்த பிழைகளில் பெரும்பாலானவை கணினி அமைப்பின் (System) குறைபாடுகளால் ஏற்படுபவை அல்ல; மாறாக, தகவல்களைப் பதிவு செய்யும் போது ஏற்படும் தவறுகள் அல்லது e-invoice அமலாக்கத் தேவைகள் குறித்த போதிய புரிதல் இல்லாததால் ஏற்படுபவை ஆகும்.
அடிக்கடி ஏற்படும் சிக்கல்களில் ஒன்று, வாங்குபவரின் (Pembeli) தகவல்களைப் பதிவு செய்யும் போது ஏற்படும் பிழையாகும். வரி அடையாள எண் (TIN), வணிகப் பதிவு எண் (BRN) அல்லது அடையாள அட்டை எண் ஆகியவற்றைத் தவறாகப் பதிவு செய்வதன் காரணமாக, அந்தத் தகவல்கள் மலேசிய உள்நாட்டு வருவாய் வாரியத்தின் (HASiL – ஹசீல்) பதிவுகளுடன் ஒத்துப்போகாமல், சரிபார்ப்பு (Validation) தோல்வியடையக்கூடும். இதன் விளைவாக, இ-இன்வாய்ஸை உறுதிப்படுத்த முடியாமல் பரிவர்த்தனை செயல்முறை தடைபடுகிறது.
அதுமட்டுமின்றி, பொதுவான வரி அடையாள எண்ணை (TIN Umum) பயன்படுத்துவதிலும் தவறுகள் நடக்கின்றன. இ-இன்வாய்ஸ் குறிப்பிட்ட வழிகாட்டுதலின் இணைப்பு 1-இல் (Lampiran 1 Garis Panduan Spesifik e-Invois) விவரிக்கப்பட்டுள்ளபடி, சில குறிப்பிட்ட சூழ்நிலைகளில் மட்டுமே இந்த பொதுவான ‘TIN’ எண்ணைப் பயன்படுத்த முடியும். அனுமதிக்கப்பட்ட சூழ்நிலைகளைத் தவிர்த்துப் பொதுவான ‘TIN’ எண்ணைப் பயன்படுத்துவது, வாங்குபவரின் தகவல்கள் துல்லியமாகப் பதிவு செய்யப்படுவதைப் பாதிப்பதோடு, தரவுப் பொருத்தம் (Data matching) செய்யும் செயல்முறையையும் பாதிக்கும்.
எனவே, இ-இன்வாய்ஸைச் சமர்ப்பிப்பதற்கு முன், வணிகங்கள் துல்லியமான தகவல்களைப் பெற்று, வாங்குபவருடன் சரிபார்க்குமாறு அறிவுறுத்தப்படுகிறார்கள். அதே வேளையில், வழங்கப்படும் தகவல்கள் துல்லியமானவை என்றும், HASiL பதிவுகளுடன் ஒத்துப்போகின்றன என்றும் உறுதிப்படுத்துவது வாங்குபவரின் பொறுப்பாகும். ஒரு வழிகாட்டியாக, இ-இன்வாய்ஸை அனுப்புவதற்கு முன் தகவல்களின் துல்லியத்தை உறுதி செய்ய, மைடெக்ஸ் போர்ட்டல் (Portal MyTax) வழியாக ‘TIN’ மேலும் ‘BRN’ எண்களை முன்கூட்டியே சரிபார்த்துக் கொள்ள முடியும்.
அடிக்கடி நிகழும் மற்றொரு பிழை என்னவென்றால், பரிவர்த்தனைப் பொருட்களுக்குத் தவறான வகைப்படுத்தும் குறியீட்டைத் (Kod pengelasan) தேர்ந்தெடுப்பதாகும். ‘HASiL’ அறிமுகப்படுத்தி இருக்கும் இந்த வகைப்பாட்டுக் குறியீடு, ஒரு பரிவர்த்தனையில் சம்பந்தப்பட்டுள்ள பொருட்கள் அல்லது சேவைகளின் வகைகளைக் கண்டறிந்து வகைப்படுத்தப் பயன்படுகிறது.
எனவே, தேர்ந்தெடுக்கப்படும் குறியீடு உண்மையான பரிவர்த்தனையைத் துல்லியமாகப் பிரதிபலிப்பதாக இருக்க வேண்டும்.
தவறான வகைப்பாட்டுக் குறியீட்டைப் பயன்படுத்துவது இ-இன்வாய்ஸைத் திருத்த வேண்டிய நிலையை ஏற்படுத்துவது மட்டுமின்றி, பதிவு செய்யப்படும் தரவுகளின் தரத்தையும் பாதிக்கும். எதிர்காலத்தில் தனிநபர்களுக்கான வரித் தள்ளுபடி தகவல்களை முன்கூட்டியே நிரப்பும் (Praisi) முன்முயற்சிகளுக்கு ஆதரவளிப்பது உட்பட, வரி செலுத்துவோரின் வசதிக்காக இ-இன்வாய்ஸ் தகவல்களை ‘HASiL’ பயன்படுத்துவதற்குத் துல்லியமான தரவுகள் அவசியமாகும். எனவே, விற்பனையாளர்கள் பயன்படுத்தும் வகைப்படுத்தப்பட்ட குறியீடு, விற்கப்படும் பொருட்கள் அல்லது வழங்கப்படும் சேவைகளின் வகைக்குப் பொருத்தமானதுதானா என்பதைச் சரிபார்த்து உறுதி செய்யுமாறு அறிவுறுத்தப்படுகிறார்கள்.
மேலும், சுய-இன்வாய்ஸ் (e-Invois bil kendiri) வழங்குவது தொடர்பாகவும் இன்னும் குழப்பங்கள் நீடிக்கின்றன. இ-இன்வாய்ஸ் அமலாக்கம் கட்டாயமாக்கப்பட்டுள்ள சில வணிகங்கள், தாங்கள் ஒரு பொருளை வாங்கும் போது அதனை விற்றவர் இன்னும் இ-இன்வாய்ஸ் முறைக்கு மாறவில்லை என்றால், தாங்களே ஒரு சுய இ-இன்வாய்ஸை (Self-billed e-Invoice) உருவாக்க வேண்டும் என்று நினைக்கிறார்கள். உண்மையில், இந்த முடிவு தவறானது.
விற்பனையாளர் இன்னும் இ-இன்வாய்ஸ் முறையை அமல்படுத்தவில்லை என்றால், வாங்குபவர் அந்தப் பரிவர்த்தனையைப் பதிவு செய்வதற்காக மட்டும் சுய-இன்வாய்ஸை வெளியிடத் தேவையில்லை. மாறாக, செலவினப் பதிவுகளின் நோக்கத்திற்காக, விற்பனையாளரால் வழங்கப்படும் இன்வாய்ஸ், பில் அல்லது ரசீது போன்ற தற்போதைய பரிவர்த்தனை ஆவணங்களையே ஆதரவு ஆவணங்களாகப் பயன்படுத்தலாம்.
அடிக்கடி ஏற்படும் மற்றொரு தவறான புரிதல் என்னவென்றால், வாடிக்கையாளர்களுக்கு சாதாரண இன்வாய்ஸ் வழங்கப்பட்ட பின்னர்தான் இ-இன்வாய்ஸ் வழங்கப்பட வேண்டும் என்று சில விற்பனையாளர்கள் கருதுகிறார்கள்.
தெளிவாகக் கூற வேண்டுமானால், காகித இன்வாய்ஸ்கள் அல்லது தற்போதைய இன்வாய்ஸ் முறைகளுக்கு மாற்றாகவே இ-இன்வாய்ஸ் அறிமுகப்படுத்தப்பட்டுள்ளது. இ-இன்வாய்ஸ் என்பது டிஜிட்டல் முறையிலான ஓர் ஆவணமாகும், இது எளிதில் அணுகக்கூடியது மேலும் டிஜிட்டல் பரிவர்த்தனைப் பதிவுகளை முறையாக நிர்வகிக்க உதவுகிறது.
இந்த அணுகுமுறை, பரிவர்த்தனை நிர்வாகத்தில் செயல்திறன், வெளிப்படைத்தன்மை, நேர்மையை மேம்படுத்துவதற்கான வணிக டிஜிட்டல் மயமாக்கலின் இலக்குடன் ஒத்துப்போகிறது. ‘HASiL’ அமைப்பினால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட பிறகு, இந்த இ-இன்வாய்ஸை வணிகத்தில் ஈடுபடும் இரு தரப்பினரும் அணுக முடியும், இதன் மூலம் பிழைகள், தகவல் கையாளுதல், மோசடி அபாயங்கள் குறைகின்றன.
ஒவ்வொரு வணிகமும் “அனுப்பும் முன் சரிபாருங்கள்” (Semak Sebelum Hantar) என்ற கொள்கையைக் கடைப்பிடிக்குமாறு அறிவுறுத்தப்படுகிறது.
இ-இன்வாய்ஸைச் சமர்ப்பிப்பதற்கு முன், அதிலுள்ள தகவல்கள் துல்லியமாகவும் முழுமையாகவும் இருப்பதை உறுதி செய்வதன் மூலம், பிழைகள் ஏற்படுவதற்கான வாய்ப்புகளும் திருத்தங்கள் செய்ய வேண்டிய தேவைகளும் குறைக்கப்பட்டு, வணிக நடவடிக்கைகள் சீராக நடைபெற வழிவகுக்கும்.
